Guia completo de como fazer uma folha de pagamento

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A folha de pagamento é uma atividade obrigatória e essencial à gestão de pessoas e também à organização financeira da empresa.

O gerenciamento da empresa inclui a elaboração da folha de pagamento. Portanto, é necessário ter uma equipe devidamente preparada, além de contar com o auxílio de softwares específicos e de profissionais na área de contabilidade. Confira, neste artigo, o guia completo.

A folha de pagamento é o meio pelo qual a empresa processa o pagamento de seus funcionários.

A empresa prestadora de serviços depende, muitas vezes, de contratos com outras empresas. Por isso, possui uma grande demanda de admissões e de demissões.

Essas atividades exigem pagamentos dos vencimentos e, também, de verbas rescisórias. Em detrimento disso, é importante que a equipe esteja preparada.

Ter ferramentas tecnológicas, como é o caso de softwares de gestão de pessoas, também faz diferença e minimiza o número de falhas e de erros cometidos.

Neste artigo, esclarecemos muitas dúvidas a respeito desse tema.

Afinal, o que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é a contabilização dos valores aos quais os trabalhadores da empresa têm direito a receber naquele período. 

Essa é uma atividade formal e obrigatória para todas as organizações em suas rotinas administrativas.

A sua elaboração ocorre mensalmente e, além dos valores a serem recebidos, devem constar todas as deduções obrigatórias e permitidas pela legislação trabalhista e tributária vigente.

A legislação prevê que a folha de pagamento seja arquivada na empresa juntamente com todos os recibos.

A folha de pagamento retrata todos os eventos e as movimentações de cada trabalhador dentro da empresa. 

Por exemplo, férias, licenças, 13° salário, faltas, admissões, demissões, entre outras situações.

Algumas informações importantes devem estar na folha de pagamento. Vejamos:

  • Nome do trabalhador;
  • O cargo ou a função ocupada;
  • Parcelas integrantes do vencimento, isto é, gratificações, salários, bonificações;
  • Parcelas não integrantes do vencimento. Nesse caso, ajudas de custo, transporte pago em espécie, diárias, entre outras;
  • Todos os descontos – tributos e outras deduções legais;
  • Valor final a receber.

A legislação não impõe um modelo obrigatório, a empresa pode elaborar segundo seus próprios modelos e seus critérios, desde que estejam dentro dos parâmetros e que registrem todos os dados obrigatórios.

Como elaborar a folha de pagamento?

Para elaborar uma folha de pagamento corretamente, a empresa deve conhecer todos os elementos que a compõem. Confira:

  • Identificação dos trabalhadores;
  • Valores dos vencimentos fixos e variáveis;
  • Benefícios – auxílio-saúde, alimentação etc;
  • Horas extras;
  • Adicionais obrigatórios – insalubridade, periculosidade e noturno;
  • Descontos de adiantamentos, faltas e atrasos;
  • Impostos e deduções legais, como vale-transporte, plano de saúde, contribuição sindical e outros;
  • FGTS e sua base de cálculo;
  • Férias;
  • 13°salário;
  • Demais benefícios e descontos permitidos por lei.

Com softwares de gestão de pessoas, a empresa ganha mais agilidade e minimiza os erros que podem ocorrer durante o processo.

Delta: uma contabilidade que trabalha para tornar o seu dia a dia mais simples

A folha de pagamento é essencial para o controle e para a organização, ela representa todos os elementos que envolvem a relação trabalhista entre trabalhador e empresa.

Portanto, ela deve ser feita obedecendo a todas as regras e a todas as normas da legislação vigente no país.

Para que isso ocorra, a empresa deve contar com funcionários capacitados, com ferramentas tecnológicas e com suporte de um escritório de contabilidade.

Nós, da Delta, estamos preparados para ajudar você nesse e em muitos outros temas. Clique no ícone do WhatsApp, localizado na sua tela, e fale agora com um de nossos especialistas.

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